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Organização e Higienização de Documentos

Se você tem documentos inativos ou os ativos e sua empresa e sente a necessidade constante de aumentar o espaço. Precisa organizar os documentos com segurança, confidencialidade e acessibilidade de acordo com as regras e regulamentos locais e globais. Precisa de uma empresa de Organização de Documentos e Higienização para manter a longo prazo os documentos contábeis. A Up Solution é a empresa de Gestão de Documentos confiável que tem os melhores serviços na área documental.

Frequentemente empresas sofrem com a dificuldade de localização de documentos que estão arquivados e, em boa parte dos casos, sofrem multas pesadas pelos órgãos de fiscalização simplesmente por que não localizaram os documentos necessários. Com a Up Solution Você tem a empresa toda nas mãos, com localizador físico e digital sua empresa pode ter acesso à imagem de qualquer documento em segundos.

 

Como funciona:

  • Avaliação– A equipe bem treinada e experiente da Up Solution irá identificar a real necessidade de cada cliente. Nesta etapa é verificada a necessidade de higienização, classificação, catalogação, indexação, encaixotamento e organização física;
  • Briefing– São realizadas reuniões estratégicas com definição de processos, cronograma, tabela de temporalidade, destinação final de cada tipo de documento.
  • Recolha ou Preparo – Os documentos e arquivos são recolhidos ou preparados para início dos serviços em caso de organização “in company” ;
  • Controle – O acompanhamento dos serviços de Organização de Documentos e Higienização são supervisionados por uma equipe experiente e pode ser consultado pelo cliente a qualquer momento, com acesso total ao ciclo produtivo.
  • Destinação Final – A Up Solution devolve o arquivo ou documentos organizados e catalogados de  gere o seu ciclo de retenção e aconselhá-lo quando obsoletos Documentos e Arquivos  exigíveis para a destruição.
  • Destruição Confidencial – A Up Solution faz a incineração dos documentos que já atingiram o fim seu ciclo de vida e não tem mais a necessidade de ser arquivados. Alguns documentos são digitalizados para guarda digital.

Benefícios:

  • Segurança – Todas as etapas são realizados por profissionais treinados em Gestão Documental e de Arquivos com controle de qualidade e monitoria.
  • Eficiencia – Não perca mais tempo tentando achar um documento que foi arquivado, com a Up Solution você tem a cópia digital em segundos para consulta ou impressão e sabe exatamente qual sua localização física.
  • Econômico – Reduza os custos com espaço de armazenamento dos documentos. Libere sua estrutura para promover o sucesso de sua empresa. Investimentos em infra estrutura de controle e manutenção são economizados com a gestão correta de documentos e arquivos.
  • Ágil – Ganhe agilidade na localização de documentos, evite multas pesadas por falta de documentos.
  • Confidencial – Todos os documentos e arquivos são mantidos em ambiente seguro e vigiado por câmeras. Toda a equipe do projeto é indicado do início ao fim do projeto, evitando a rotatividade. Todos envolvidos assinam o termo de confidencialidade.

 

Contrate a Up Solution  para fazer a Gestão de Documentos e Arquivos da sua empresa e tenha tranquilidade com o futuro dos seus documentos.

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